Tổng hợp các hàm cơ bản trong excel hay dùng nhất cho dân văn phòng hành chính

Excel là một công cụ không thể thiếu của dân văn phòng, công cụ Excel có hàng trăm hàm tính toán tuy nhiên nếu bạn đang tìm hiểu Excel thì chúng ta chỉ cần nhớ các hàm cơ bản trong Excel và cụ thể là 16 hàm excel thông dụng sau đây nhé:

Xem thêm: Nguyên nhân khiến website load chậm và cách khắc phục

1.Hàm SUM: Tính tổng

Hàm Sum có ý nghĩa là: Hàm tính tổng các đối số, thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều.

Cách sử dụng:

Cú pháp: =SUM(number 1, number 2, …), trong đó: number1, number 2, … là các đối số mà bạn muốn tính tổng.
Chức năng: Tính tổng các số.
Chú ý: Ô tính có giá trị logic : True: 1 – False: 0
Nếu đối số là các mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.

Ví dụ cụ thể::

=SUM (2, 3, 4) có giá trị bằng 9.

=SUM (2, 3, TRUE) có giá trị bằng 6.

=SUM (“2”,”3”,1) có giá trị bằng 6.

Như hình bên dưới đây, mình muốn tính tổng của các số nằm trong dãy từ A2 đến C2 thì bạn nhập công thức sau: =SUM(A3:E3) và nhấn Enter để thực hiện.

2.Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng:

Hàm Average là: hàm hỗ trợ tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, giúp người dùng tính toán nhanh hơn.

Công thức: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
Trong đó: Number1: là bắt buộc
Number 2, Number 3: Tùy chọn

Chú ý: Hàm AVERAGE (tính trung bình cộng) có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.
Một ví dụ cụ thể:
Bài toán: Hãy tính điểm trung bình có mỗi học sinh Lớp 12A1.
Ta có số liệu và công thức tính trung bình điểm của lớp 12A1 như sau:
Áp dụng công thức: F2=AVERAGE(C2,D2,E2) cho: Nguyễn Thành Nam.
F2=AVERAGE(C3,D3,E3) cho: Lê Thị Ngọc.

3.Hàm MIN/MAX: Tính giá trị lớn nhất, nhỏ nhất:

Cách sử dụng: Hàm MIN/MAX: là hàm tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu cần tính toán.
Công thức: =MAX(number 1, number 2, …)
=MIN(number 1, number 2, … .)
Trong đó:  Number 1, number 2, .. là các đối số cần tính.
Ví dụ cụ thể:
Tính giá trị lớn nhất của dãy số: 10,-30,15,24
Áp dụng công thức: =MAX(10,-30,15,24) ta có kết quả là: 24
Tính giá trị nhỏ nhất của dãy số: 10,-30,15,24
Áp dụng công thức: =MIN(10,-30,15,24) ta có kết quả là: -30.

4.Hàm TRIM: Là hàm loại bỏ khoảng trống trong văn bản:

Cách sử dụng: Hàm TRIM là hàm dùng để loại bỏ khoảng trắng trong Excel, giúp bạn xử lý các khoảng trắng trong bảng tính khi bạn copy hay nhập văn bản từ một cơ sở dữ liệu nào đó.
Công thức: TRIM(Text)
Trong đó: Text: là đoạn văn bản có chứ khoảng trắng cần xóa bỏ.
Ví dụ cụ thể: Ta có một bảng cơ sở dữ liệu họ và tên, có chứa khoảng trắng, hãy loại bỏ các khoảng trắng này:

Áp dụng công thức: =TRIM(Text) => ta có công thức sau: =TRIM(A2), ta sẽ được kết quả như sau:

5.Hàm COUNT/COUNTA: Hàm đếm dữ liệu/đếm số ô không trống:

Cách sử dụng: Hàm COUNT/COUNTA: dùng để đếm các ô chứa số trong một bảng dữ liệu.
Hàm COUNTA: dùng để đếm bất kỳ ô nào có chứa nội dung cả số và chữ.
Công thức: =COUNT(number 1, number 2 …) hoặc: =COUNTA(number 1, number 2, …).
Trong đó: number 1, number 2, … là các vùng để đếm.
Ví dụ cụ thể 1 sử dụng hàm COUNT: Đếm số Học Sinh thì đỗ trong kỳ thi này: (Trượt: ký hiệu: tr)
Sử dụng công thức: =COUNT(C2:C6) ta có kết quả như sau:
Ví dụ sử dụng hàm COUNTA:
Đếm số ô không rỗng trong bảng dữ liệu sau:
oke
Áp dụng công thức: =COUNTA(C2,C2) ta có kết quả sau:

 

6.Hàm LEN: Hàm đo độ dài của chuỗi ký tự

Cách sử dụng: Hàm LEN dùng  để đo độ dài của chuỗi ký tự bất kỳ bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel, hàm này trả về độ dài chính xác của chuỗi ký tự từ đó bạn có thể thực hiện những yêu cầu bạn muốn.

Công thức::LEN (text)
Trong Đó: Text: là chuỗi ký tự
Ví dụ: Đo độ dài của chuỗi “Những hàm cơ bản trong Excel”
Áp dụng công thức: = LEN(“Những hàm cơ bản trong Excel”) = 28

7.Hàm CONCATENATE: Hàm nối các chuỗi ký tự

Cách sử dụng: Hàm CONCATENATE là hàm nối các  nội dung của các ô với nhau,
Được sử dụng trong các trường hợp như bạn muốn kết hợp các ô tên, tên đệm, họ thành một ô thể hiện tên gọi hoàn chỉnh …
Cú Pháp: CONCATENATE (text 1, text 2, …)
Trong đó: Text 1: là chuỗi 1 và bắt buộc
Text 2: là chuỗi thứ 2, tùy chọn
Các chuối có thể đến tối đa 255 chuỗi, phân tách nhau bởi dấu phẩy,

 

8.HÀM PRODUCT: Hàm nhân:

Cách sử dụng: Hàm PRODUCT là hàm tính phép nhân của các đối số.
Công thức: =PRODUCT(number 1, number 2, …)
Trong đó: number 1, number 2, … là các đối số.
Ví dụ: Nhân các điểm thành tích.
Áp dụng công thức: =PRODUCT(A2:C2) ta có kết quả:

 

9.Hàm DAYS: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel:

Cách sử dụng: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel
Công thức: DAYS(end_date, start_date).
Trong đó: end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
Chú ý: Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.
Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.
Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!
Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!
Ví dụ cụ thể: Tính số năm công tác của các nhân viên dựa vào hàm Days().

 

10.Hàm NETWORKDAYS: Hàm tính số lượng ngày làm việc:

Cách sử dụng: Trong Excel có hàm NETWORKDAY, dùng để tính số ngày làm việc rất tiện dụng, chính xác và nhanh gọn.
Công thức: =NETWORKDAYS(START_DATE,END_DATE,[HOLIDAYS])
Ví dụ: Ta tính số ngày của nhân viên đi làm từ 3/1/2019 tới ngày 17/10/2019, trừ đi các ngày nghỉ   như sau:
Áp dụng công thức: =NETWORKDAYS(start date, end date, [holidays])
=NETWORKDAYS(3/1/2019, 17/10/2019,[8]

11.Hàm NOW: Hàm trả về ngày và giờ hiện tại:

Cách sử dụng: Hàm Now dùng để tính toán dựa trên thời gian hiện tại và bạn muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính.
Công thức: = NOW () hàm NOW không sử dụng đối số.
Kết quả của hàm NOW được cập nhật khi bạn thực hiện một công thức hoặc edit một ô giá trị chứ không cập nhật liên tục.
Chức Năng: Trả về giá trị ngày tháng năm và giờ phút hiện hành.
Ví dụ: Bây giờ là 16 giờ 30 phút ngày 28/10/2019. Khi viết cú pháp hàm =NOW() cho ô B6 sẽ trả về giá trị chính xác giờ phút ngày tháng năm hiện hành.

12.Hàm CHOOSE: là hàm  tìm chuỗi kí tự:

Công thức: =CHOOSE(vị trị chuỗi kí tự, chuỗi thứ nhất, chuỗi thứ hai,…)

Ví dụ: Cho dữ liệu các ô: B1=”Toan”; B2=”Van”; B3=”Ngoai Ngu”; B4=”Tin hoc”

=CHOOSE(3,B1,B2,B3,B4) = Ngoai Ngu

13.Hàm MATCH : là hàm giá trị dò, danh sách, cách dò

Công thức: = MATCH(giá trị dò, danh sách, cách dò)
Ý nghĩa: Hàm MATCH là hàm mang “giá trị dò” dò tìm trong bảng (bảng là dãy ô nằm trên một dòng hoặc trên một cột). Nếu tìm thấy sẽ trả về thứ tự của ô được tìm thấy nằm trong bảng. Nếu bảng là cột thì sẽ trả về số dòng, nếu bảng là dòng sẽ trả về số cột.
Hàm MATCH có 3 cách dò thể hiện bởi 3 giá trị sau:

0: bảng không cần được sắp xếp, hàm MATCH sẽ có kết quả nếu tìm được đúng giá trị đem dò, ngược lại trả về #N/A.

1: bảng phải được sắp xếp tăng. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” hàm MATCH sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị lớn nhất trong bảng và nhỏ hơn “giá trị dò”.

1: bảng phải được sắp xếp giảm. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” hàm MATCH sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị nhỏ nhất trong bảng và lớn hơn “giá trị dò”.

ví dụ: =MATCH(5,{3,7,5,8},0) = 3 hoặc =MATCH(5,{3,5,7,8},1) = 2

hoặc =MATCH(5,{8,7,5,3},-1) = 3

14.Hàm  INDEX(bảng, dòng số, cột số):

Dạng thức INDEX(bảng, dòng số, cột số).

Hàm INDEX trả về giá trị của ô trong bảng được xác định bởi giao giữa dòng và cột. Dòng đầu tiên trong bảng là dòng số 1, cột đầu tiên trong bảng là cột số 1.

Ví dụ: INDEX(A1:C5,2,3) sẽ trả về giá trị là giá trị của ô được xác định bởi giao của dòng số 2 và cột số 3 trong bảng tức là giá trị của ô C3.

15.Hàm VLOOKUP: hàm tham chiếu cột:

Hàm vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột, nó lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Chú ý: Bài toán về hàm vlookup thường cho ra khi bắt ta tham chiếu cột từ một bảng phụ cho trước.

Cú pháp hàm excel nâng cao – vlookup:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Trong đó:

lookup_value: là giá trị để tham chiếu có thể là một ký tự, chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó của bảng chính.

table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ (lấy vùng bằng cách dùng chuột quét cả bảng phụ). Luôn phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối bằng cách quét xong rồi nhấn F4 để có dấu $ đằng trước nhé

row_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột mấy trong bảng phụ

range_lookup: muốn tìm chính xác hay tương đối (0 là chính xác, 1 là tương đối) thường giá trị này là 0 nhé.

16.Hàm: HLOOKUP: là hàm dò tìm  (giá trị tìm, mảng giá trị, chỉ số dòng) (kết quả sẽ trả về giá trị của một ô):

Hàm HLOOKUP là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định. Hàm HLOOPUP thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ.

Công thức: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)

Trong đó:

Giá trị tìm kiếm: giá trị dùng để tìm kiếm, có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, một giá trị nào đó của bảng chính. Giá trị này phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm.

Vùng dữ liệu tìm kiếm: Vùng chứa dữ liệu cần tìm. Vùng chứa dữ liệu tìm kiếm này thường nằm ở bảng phụ. Lưu ý: trong vùng dữ kiệu tìm kiếm này phải chứa giá trị tìm kiếm

Hàng trả về giá trị tìm kiếm: giá trị lấy ở hàng thứ mấy trong bảng phụ

Tham số: muốn tìm chính xác hay tương đối. Tham số này điền “0” nếu bạn muốn dò tìm chính xác, điền số “1” nếu muốn dò tìm giá trị tương đối.

Lời kết: Trên đây là 16 các hàm cơ bản trong Excel, các bạn chỉ cần thành thạo các lệnh cơ bản trong Excel đã hoàn toàn có thể đáp ứng tốt trong môi trường làm việc công việc hành chính rồi. Chúc các bạn thành công.

các hàm cơ bản trong excel 2010 pdf

các hàm trong excel 2010

các hàm trong excel và ví dụ

các hàm excel thường dùng trong văn phòng

download các hàm trong excel và ví dụ

các hàm excel thông dụng trong kế toán

các hàm vlookup trong excel

hàm $ trong excel là gì

***

Đánh giá bài này